国际会议申办流程

2019-09-30        阅读次数:[]


一、国际会议定义

    在华举办的,参会外籍人员来自三个及以上国家的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议(不论参会外宾人数多少,只计算国家数量)。

 

二、会议拟报(各单位)

各单位在每年12月底之前填报国际会议备案表预报下一年度国际会议计划,电子版发送至 wsb@cuit.edu.cn,纸质版经单位领导签字盖章后交至国际交流与合作处325办公室。

举办海峡两岸及港、澳地区学者参加的学术会议也同此要求。

 

三、拟写请示报告(主办单位)

确定将要主办(或承办)的国际会议后,主办(或承办)单位在距离拟定会期前4个月提交申请报告至学校党委办公室、校长办公室秘书科,申请报告获校领导批复同意后,转至国际交流与合作处协同办理相关审批手续

注意有境外非政府组织主办的国际会议至少提前8个月开始办理审批手续。

境外非政府组织Non-Governmental Organizations - NGO)是指在境外合法成立的基金会、社会团体、智库机构等非营利、非政府的社会组织。境外非政府组织未在中国境内设立代表机构,在中国境内开展临时活动,应当与中国的国家机关、人民团体、事业单位、社会组织合作进行。

 

四、行文报上级主管部门审批(主办或承办单位及国际交流与合作处)

1、主办或承办单位根据会议内容撰写行文,行文内容应包括:会议的中英文名称、所有主办和承办单位名称、会议时间与地点、举办会议的目的和意义、相关背景介绍、会议规模、会议经费来源、不涉及政治敏感话题的承诺等。(可参考附件模板

2、行文报四川省教育厅审批,由省教育厅报中共四川省委外事工作委员会办公室(以下简称:省外办)办理会议主办或承办的最终批复。

3、有境外非政府组织参加的国际会议(即境外非政府组织在华开展临时活动),至少提前8个月开始筹备报批手续,按照《境外非政府组织在四川境内教育领域开展活动管理办法》,经省教育厅同意后,在开展临时活动至少15日前,向四川省公安厅境外非政府组织管理办公室(登记管理机关)办理登记备案手续。

4、主办或承办单位在会议举办前一个月提交与会外宾及港、澳、台人士名单(含英文姓名、护照号码/台胞证号码、单位名称),由国际交流与合作处行文上报上级主管部门。

 

五、会议前期准备(主办单位)

1、取得省外办的会议批复后,主办或承办单位方能发出论文征集通知和会议邀请函。会议邀请函由主办或承办单位准备,经学校校领导或主办单位领导签发。

2、主办或承办单位筹备小组开始落实会议的具体工作:收集论文、发放会议邀请函、处理会议回执、落实会场、安排食宿场所、准备会场所需器材、组织新闻发布、以及会议期间的其他安排和参观等事宜。

 

六、会议总结(主办单位)

会议结束后,主办或承办单位应在一个月内撰写总结报告,并报送国际合作与交流处,由国际交流与合作处行文上报四川省教育厅及省外办。

总结报告的内容提纲为:

1、会议名称、时间、地点、主题、主办单位、学术负责人,与会中、外宾实到人数(港、澳、台学者单列),收到中、外论文数量;

2、会议学术水平的评价;

3、与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;

4、会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议;

5、会议论文集出版情况;

6、是否出现政治敏感问题,解决的情况如何;

7、会议期间重要照片,如:开幕式、会议代表合影、会场全景、会议发言人、会议重要活动、主席台、闭幕式等,根据内容注明照片名称;

8、其他需要上报的内容。

 

七、相关要求

1、会议内容、会期、地点应该遵守我国相关法律法规、符合中央外事工作委员会要求。

2、经批准同意对外申办或承办的国际会议,在申办或承办过程中不得作出超出授权范围的会议安排和承担额外义务。

3、会议期间的接待费用及纪念品费用需符合学校外事接待管理办法(详见附件)。

 

如有任何疑问,请咨询国际交流与合作处

电话:028-85966490,邮箱:wsb@cuit.edu.cn

材料请交至行政楼426办公室。

  

 


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