一、国际会议定义

在华举办的，参会外籍人员来自三个及以上国家（含中国）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议（不论参会外宾人数多少，只计算国家数量）。

二、会议拟报（各单位）

各单位在每年11月底之前预报下一年度国际会议计划，电子版发送至wsb@cuit.edu.cn，纸质版经单位盖章后交至国际交流与合作处424办公室。

举办海峡两岸及港、澳地区学者参加的学术会议也同此要求。

三、拟写请示报告（主办单位）

确定将要主办（或承办）的国际会议后，主办（或承办）单位在距离拟定会期前4个月提交申请报告至国际交流与合作处，由国际交流与合作处协同办理相关审批手续。

注意：有境外非政府组织主办的国际会议至少提前8个月开始办理审批手续。

境外非政府组织（Non-Governmental Organizations -NGO）是指在境外合法成立的基金会、社会团体、智库机构等非营利、非政府的社会组织。境外非政府组织未在中国境内设立代表机构，在中国境内开展临时活动，应当与中国的国家机关、人民团体、事业单位、社会组织合作进行。

四、行文报上级主管部门审批（主办或承办单位及国际交流与合作处）

1.主办或承办单位根据会议内容撰写行政公文。公文内容应包括：举办会议的背景和必要性、所有主办和承办单位名称、会议的议题和主要内容（含：会议中英文名称、主会议议题和内容、分会议议题和内容）、会议时间、会期与地点、参会人员、经费来源、有关国际组织情况等。

2.公文报四川省教育厅审批，由省教育厅报中共四川省委外事工作委员会办公室批复是否同意主办/承办会议。

3.有境外非政府组织参加的国际会议（即境外非政府组织在华开展临时活动），至少提前8个月开始筹备报批手续，按照《境外非政府组织在四川境内教育领域开展活动管理办法》，经省教育厅同意后，在开展临时活动至少15日前，向四川省公安厅境外非政府组织管理办公室（登记管理机关）办理登记备案手续。

五、会议前期准备（主办单位）

1.取得省外办的会议批复后，主办或承办单位方能发出论文征集通知和会议邀请函。会议邀请函由主办或承办单位准备，经学校校领导或主办单位领导签发。

2.主办或承办单位筹备小组开始落实会议的具体工作：收集论文、发放会议邀请函、处理会议回执、落实会场、安排食宿场所、准备会场所需器材、组织新闻发布、以及会议期间的其他安排和参观等事宜。

六、会议总结（主办单位）

会议结束后，主办或承办单位应在一个月内撰写总结报告的行政公文，报送国际交流与合作处，由国际交流与合作处报四川省教育厅。

总结报告的内容提纲为：

1.会议名称、时间、地点、主题、主办单位、学术负责人，与会中、外宾实到人数，收到中、外论文数量；

2.会议学术水平的评价；

3.与会国内外著名学者的最新研究成果；

4.会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议；

5.会议论文集出版情况；

6.会议期间重要照片，如：开幕式、会议代表合影、会场全景、会议发言人、会议重要活动、主席台、闭幕式等，根据内容注明照片名称；

7.其他需要上报的内容。

七、相关要求

1.会议内容、会期、地点应该遵守我国相关法律法规、符合中央外事工作委员会要求。

2.经批准同意对外申办或承办的国际会议，在申办或承办过程中不得作出超出授权范围的会议安排和承担额外义务。

3.会议期间的接待费用及纪念品费用需符合学校外事接待管理办法（详见附件）。

如有任何疑问，请咨询国际交流与合作处

电话：028-85966899，邮箱：wsb@cuit.edu.cn

材料请交至行政楼424办公室。

附件：1.境外NGO主办的国际会议办理流程

    2.涉外接待管理办法